Как ускорить обработку индивидуальных заказов: расширять штат, менять процесс или автоматизировать

Серийные, индивидуальные и уникальные изделия нельзя смешивать

У серийного изделия состав и документация уже определены. Полностью уникальное изделие каждый раз требует нового инженерного решения. Между ними находятся изделия по индивидуальным размерам или комплектации: они отличаются, но материалы, зависимости размеров, способы соединения и состав документов выбираются по известным правилам.

В одном анализе лучше не смешивать серийные, параметрические и уникальные изделия: среднее время по ним ничего не объяснит. Особенно показательны заказы по индивидуальным параметрам — в них хорошо видна граница между новой инженерной работой и повторением уже принятых решений.

Очередь видна — её состав нет

Руководитель обычно знает, перед каким этапом накапливаются заказы. Не всегда понятно другое: чем занят сотрудник внутри этого участка. Одинаковая очередь возникает по трём разным причинам:

• новые решения — специалист проверяет нагрузки, выбирает конструкцию и отвечает за исключения;
• повторяемая работа — заново считает материал, перестраивает известную модель и выпускает документы или файлы по готовым правилам;
• потери процесса — уточняет неполную заявку, ищет версию, переносит данные и исправляет расхождения.

Очередь показывает, где заказ остановился. Содержание работы показывает, нужно ли нанимать человека, менять процесс или автоматизировать повторяемые действия.

Десять похожих заказов дадут больше, чем общий отчёт

Для первого анализа обычно достаточно одной линейки и десяти последних сопоставимых заказов, которые проходят примерно одинаковый маршрут. Например, десяти ограждений разных размеров или десяти вариантов одного параметрического изделия.

По каждому заказу понадобятся основные контрольные точки:

По каждому этапу нужны время получения, начала и окончания работы, момент передачи дальше и причина возврата. Эти данные разделяют полный срок заказа на активную работу, ожидание и исправления. Если инженер работал два часа, но начал через полтора дня, именно очередь сильнее влияет на срок.

Если измерения уже ведутся, можно использовать готовые данные. Если их нет, маршрут можно приблизительно восстановить по письмам, сообщениям, CRM, 1С и времени изменения файлов. Когда цифровых следов мало, первую картину дают пять дней простого учёта событий: получил, начал, закончил, передал или вернул. Это анализ процесса, а не скорости отдельных сотрудников.

Загрузку специалиста нужно разложить на три части

После восстановления маршрута важно не только общее количество часов, но и содержание работы:

Активная нагрузка за месяц получается умножением количества заказов на время работы с одним заказом. Сравнение обычного и сезонного потока показывает, постоянна ли нехватка мощности. Ещё один показатель — сколько раз один параметр вводится вручную и какие результаты меняются вслед за ним: стоимость, чертёж, раскрой, файлы оборудования, закупка или упаковка.

Решение зависит не от размера очереди, а от её причины

Представим иллюстративный разбор десяти заказов. Инженер потратил на них двадцать активных часов:

• пять часов — на новые инженерные решения;
• одиннадцать часов — на повторное моделирование и выпуск файлов;
• четыре часа — на исправления и возвраты.

По общей загрузке кажется, что предприятию не хватает ещё одного специалиста. Но найм лишь распределит эти двадцать часов между двумя людьми: повторное моделирование и исправления никуда не исчезнут. Если сначала наладить входящие данные и автоматизировать повторяемую часть, у инженера могут остаться те пять часов, в которых действительно требуется его квалификация.

Так решение о новом сотруднике принимается не по наличию очереди, а по объёму работы, которая действительно требует ещё одного специалиста.

Реальный кейс: очередь до двух дней исчезла без найма инженера

На производстве металлических изделий менеджер до 40 минут рисовал в Visio чертёж для согласования. Затем инженер заново моделировал изделие в SolidWorks и готовил станочные файлы — от 50 минут до трёх часов. Заказы приходили быстрее, чем инженер успевал их обрабатывать, поэтому очередь доходила до двух дней.

Конструкция менялась по известным правилам. Обязательные параметры, допустимые сочетания и исключения перенесли в конфигуратор и проверили на уже изготовленных изделиях.

Теперь менеджер примерно за 10 минут вводит параметры. Чертёж для согласования и файлы для лазерного станка формируются ещё за несколько минут. Инженер подключается только к исключениям и новым решениям. Главный результат — из маршрута исчезли обязательная очередь к инженеру и повторное моделирование уже известного изделия.

Похожий принцип используется в конфигураторе ограждений. Один набор параметров служит основой для формирования:

• стоимости и коммерческого предложения;
• 3D-модели;
• карты раскроя;
• файлов для лазерного станка в форматах IGS и DXF;
• сборочной схемы;
• упаковочной ведомости и этикеток;
• индивидуальной инструкции.

Каждый следующий участник получает свой результат и не собирает заново информацию о том же изделии. При этом речь не обязательно о конфигураторе: тот же принцип применим к расчётам, документам, передаче данных, отчётности и другим повторяемым процессам.

Первые изменения можно проверить до разработки

Первым результатом разбора может стать одно небольшое изменение, эффект которого легко проверить:

• собрать обязательные параметры в единой форме;
• проверять комплектность заявки до передачи специалисту;
• дать каждой согласованной версии понятный номер;
• зафиксировать правила, которые сотрудники применяют одинаково;
• убрать один повторный перенос данных между файлами.

Через одну-две недели те же показатели — активная работа, очередь и возвраты — покажут результат изменения. Если поток всё равно превышает возможности специалистов, найм становится обоснованным. Если время уходит на повторяемые расчёты, документы и перенос данных, можно оценивать автоматизацию. Результатом анализа может быть и отказ от разработки: цель — увеличить пропускную способность, а не доказать необходимость программы.